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Soprintendenza archivistica e bibliografica della Lombardia

Domande frequenti negli incontri formativi - FAQ

1. DOMANDA: il manuale di gestione è obbligatorio?

  • Le Pubbliche Amministrazioni sono tenute "a redigere, adottare con provvedimento formale e pubblicare sul proprio sito istituzionale il Manuale di gestione documentale. La pubblicazione è realizzata in una parte chiaramente identificabile dell’area Amministrazione trasparente", paragrafo 3.5 delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici AGID (che ai sensi dell'art. 71 del CAD hanno carattere vincolante e assumono valenza erga omnes ​capitolo 1.10).

 

2. DOMANDA: le procedure di gara condotte tramite la piattaforma SINTEL devono essere protocollate nel sistema di gestione documentale dell'Ente?

  • Sì. Le procedure di gara condotte tramite la piattaforma Sintel devono essere registrate nel sistema di gestione documentale dell'Ente in quanto la piattaforma SINTEL non garantisce la conservazione della documentazione informatica prodotta. Gli elementi che devono essere registrati sono: il bando, eventuali integrazioni o variazioni del bando e l'aggiudicazione. Si considera opzionale la registrazione delle offerte non vincitrici in quanto documentazione soggetta a scarto. Sta all'Ente decidere se acquisire tali atti nel sistema di gestione documentale tramite una registrazione di protocollo o tramite una registrazione particolare (come le delibere, decreti, ordinanze ...).

 

3. DOMANDA: È ancora valida la dicitura firma autografa omessa ai sensi art. 3 d.lgs 39/1993? 

  • Si, è ancora valida. così come però nel 1993 non per utilizzo tra privati  ma solo in ambito della pubblica amministrazione. Se è presente una firma digitale, si può utilizzare la dicitura "Firmato digitalmente ai sensi del D.Lgs. 81/2005".

 

4. DOMANDA: Se un’email viene inviata dal cittadino all’email ordinaria di un ufficio, la stessa viene girata alla email del protocollo e protocollata registrando come mittente il cittadino. È corretto?  

  • La procedura corretta prevede che il cittadino / utente trasmetta le comunicazioni al protocollo. Nel caso in cui il cittadino / utente scriva alla mail di un ufficio, è buona prassi che l'ufficio risponda chiedendo di inviare la comunicazione alla mail del protocollo affinché venga acquisita agli atti. Questo semplifica l'identificazione del mittente e il conteggio dei giorni per evadere l'istanza che, ovviamente, decorre dalla data della protocollazione.


Ultimo aggiornamento: 18/12/2022