Il Ministero dell’istruzione ed il Ministero della cultura hanno ridefinito, in collaborazione con AgID, il modello di gestione documentale delle Istituzioni scolastiche; tale modello rappresenta l’infrastruttura organizzativa/tecnologica alla base dell’erogazione dei diversi servizi in capo alle Scuole e costituisce un fattore abilitante per la progressiva digitalizzazione dei processi tipici delle Istituzioni scolastiche e per la corretta produzione e gestione dei documenti amministrativi (si veda il testo della circolare congiunta MI e Mic, formato PDF).
Nello specifico, anche attraverso la collaborazione di alcune Istituzioni scolastiche, Ministero dell’istruzione ed il Ministero della cultura hanno ridefinito le regole ed i meccanismi organizzativi per una corretta tenuta della documentazione e predisposto una serie di “strumenti” da mettere a disposizione delle Scuole.
le Istituzioni scolastiche adotteranno il Titolario di classificazione ed il Massimario di conservazione e scarto messi a disposizione dalle scriventi Amministrazioni dal 1° gennaio 2022.
STRUMENTI PER ISTITUTI SCOLASTICI (download della cartella con tutti gli strumenti in formato ZIP)
► Linee Guida per la gestione documentale delle Istituzioni scolastiche (formato PDF)
Le Linee Guida rappresentano un framework per la gestione documentale, forniscono una prima illustrazione dei meccanismi organizzativi di tenuta e conservazione della documentazione “scolastica”, nonché una descrizione sintetica dei principali strumenti da utilizzare.
► Format di Manuale per la gestione dei flussi documentali delle Istituzioni scolastiche (formato PDF)
Il format rappresenta uno schema di riferimento per la redazione, da parte di ogni Scuola, del Manuale di gestione documentale. Si ricorda che tale documento organizzativo, come indicato nelle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, rappresenta un adempimento obbligatorio in capo a tutte le Pubbliche Amministrazioni (si vedano le Linee Guida emanate da AgID).
Il format:
- è stato predisposto in condivisione con il Ministero della cultura e con le Soprintendenze archivistiche, con le quali ciascuna Istituzione scolastica è opportuno si rapporti in fase di adozione del Manuale, secondo quanto previsto dall’art. 44, comma 2), lettera h), del DPCM 2 dicembre 2019, n. 169,
- descrive il sistema di produzione e gestione dei documenti e contiene istruzioni di dettaglio per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi,
- rappresenta un modello standard, che deve essere adattato rispetto alle caratteristiche, esigenze e necessità del singolo Istituto.
La Soprintendenza archivistica e bibliografica della Lombardia organizza iniziative di formazione, dibattito e confronto sui diversi aspetti e le diverse problematiche di tutela, gestione e valorizzazione degli archivi scolastici. Gli istituti scolastici che devono adottare o aggiornare il proprio Manuale di gestione, sono invitati a partecipare agli incontri informativi per i dipendenti di enti pubblici.
► Titolario unico di classificazione per le Istituzioni scolastiche (formato PDF)
Il Titolario, che rappresenta un aggiornamento di Titulus Scuola, supporta le Istituzioni scolastiche nella classificazione dei documenti, nonché nella corretta formazione e gestione degli archivi delle Scuole. Esso è articolato su due livelli: il primo livello (Titolo) definisce i titoli di classificazione dei documenti, mentre il secondo livello (Classe) elenca le specifiche classi incluse all’interno di ciascun titolo. Si precisa che tale strumento deve essere adottato da tutte le Istituzioni scolastiche, senza la possibilità di apporre modifiche allo stesso.
► Massimario di conservazione e scarto per le Istituzioni scolastiche (formato PDF)
Il Massimario, che rappresenta un’evoluzione del Piano di conservazione e scarto per gli archivi delle Istituzioni scolastiche, supporta le Scuole nello svolgimento delle operazioni di scarto. Esso descrive le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole per la conservazione, la selezione e lo scarto della documentazione archiviata. Al fine di agevolare le operazioni di registrazione, ciascuna tipologia documentaria, oltre ad essere associata al relativo tempo di conservazione, è stata collegata al titolo e alla classe corrispondente nel Titolario di classificazione. La struttura dei primi tre livelli del Massimario, che corrispondono ai titoli e alle classi del Titolario e alle tipologie documentarie, non è soggetta a modifiche da parte delle Istituzioni scolastiche. Tuttavia, è previsto un quarto livello “libero”, in cui è concesso alle Scuole di dettagliare ulteriormente le tipologie documentarie.
La Soprintendenza ha messo a disposizione di tutti gli istituti scolastici scartUP, un'applicativo on-line e gratuito con cui è possibile redigere elenchi di scarto in modo rapido, uniforme e con la maggior trasparenza possibile: per informazioni si veda la pagina dedicata a scartUP | editor di scarti archivistici.
► Sigillo – Firma Elettronica Avanzata (si vedia la pagina dedicata a Sigillo sul sito istituzione del Miur)
Sigillo è un applicativo per l’apposizione della Firma Elettronica Avanzata (FEA) che consente alle Istituzioni scolastiche di far sottoscrivere i documenti informatici, a soggetti dotati di identità SPID. Esso rappresenta uno strumento sicuro e affidabile in quanto – oltre a garantire l’immodificabilità del documento dopo l’apposizione della firma – abbina indissolubilmente l’oggetto della sottoscrizione con il processo di autenticazione SPID e, dunque, con l’identità del firmatario.
HELP DESK
Si fa presente che il servizio Help Desk Amministrativo Contabile (HDAC) – canale ufficiale di assistenza, consulenza e comunicazione fra l’Amministrazione e le Istituzioni scolastiche su tematiche organizzative, gestionali, amministrative e contabili – è regolarmente attivo, al fine di garantire un supporto continuativo alle Scuole. All’interno del servizio HDAC verrà attivata un’apposita sezione dedicata alla gestione documentale.
Tramite tale servizio è, inoltre, possibile consultare le FAQ e i documenti messi a disposizione dal Ministero nonché usufruire di appositi oggetti multimediali su diverse tematiche d’interesse. Il servizio HDAC è accessibile al seguente percorso: “SIDI → Applicazioni SIDI → Gestione Finanziario Contabile → Help Desk Amministrativo Contabile”.
DOCUMENTAZIONE PRECEDENTE
Nel 2017, con circolare n. 8 del 24 gennaio 2017, (formato PDF), la Direzione Generale Archivi aveva elaborato, nel contesto del progetto Titulus Scuola (per ulteriori dettagli, si veda sul sito isituzionale dell Direzione Generale Archivi la pagina dedicata all'Approvazione del nuovo Titolario), la seguente documentazione per la gestione documentale degli istituti scolastici (superata dagli strumenti adotatti nel 2022):
- Pano di classificazione d'archivio (titolario) dei documenti degli archivi scolastici del 2017 (formato PDF)
- Piano di conservazione e scarto per gli archivi delle Istituzioni scolastiche del 2017 (formato PDF)
