La vendita, la donazione, la successione ereditaria di archivi o singoli documenti o beni librari, indipendentemente dalla loro età, tipologia o contenuto, sono attività delicate poiché possono coinvolgere anche beni culturali sottoposti a tutela. La normativa vigente, D.Lgs 42/2004 (Codice dei beni culturali e del paesaggio), sottopone il passaggio di proprietà e di detenzione dei beni archivistici e librari alla vigilanza delle Soprintendenze archivistiche e bibliografiche, che possono avvalersi della collaborazione del Comando Carabinieri Tutela Patrimonio Culturale.
Per evitare di compiere, anche involontariamente, azioni contrarie alla legge e di incorrere in sanzioni, è opportuno agire con particolare cautela, seguendo le prescrizioni di legge, in particolare gli articoli del Capo V Sezione I del D.Lgs. 42/2004, e rivolgendosi, ove ci fossero dubbi, alla Soprintendenza.
Sono vietati l’alienazione, la vendita o il commercio di documenti di natura pubblica. Con tale definizione si devono intendere i documenti indirizzati ad un ente pubblico o di cui esso abbia acquisito, a qualunque titolo, la proprietà; sono invece esclusi i documenti pubblici diretti a soggetti privati. In pratica sono da considerare pubblici tutti i documenti che dovrebbero essere conservati in un archivio pubblico, indipendentemente dalle vicende che ne hanno mutato il possesso; ai sensi del d.lgs. n. 42/2004 rimangono infatti pubblici i documenti che erano originariamente parte di un archivio pubblico il cui ente proprietario abbia mutato natura giuridica (art. 13).
I documenti dello Stato e degli altri enti pubblici territoriali fanno parte del loro demanio culturale (art. 53) e, pertanto, appartengono al patrimonio culturale nazionale tutti i documenti di archivi pubblici e privati sottoposti a tutela.
Qualora i documenti pubblici o comunque tutelati ai sensi del D.Lgs. n. 42/2004 siano stati illecitamente alienati, sottratti o estratti dal loro archivio, gli atti compiuti in violazione delle norme di tutela sono giuridicamente nulli (art. 164).
Per quanto riguarda l'alienazione, l'esportazione e il commercio di archivi, documenti e beni librari di proprietà privata, si vedano le seguenti sezioni:
- Denuncia di traferimento (per alienazioni a titolo oneroso o gratuito, trasferimento avvenuto nell'ambito di procedure di vendita forzata o fallimentare, successione ereditaria)
- Esportazione di documenti e beni librari privati al di fuori del territorio nazionale
- Commercio e vendita di archivi, documenti e beni librari privati
