La Soprintendenza è a disposizione per ogni segnalazione di emergenze negli archivi pubblici e privati.
Le piccole e grandi catastrofi stanno colpendo sempre più spesso il nostro Paese e molti soggetti, pubblici e privati, hanno visto il loro archivio, o la loro biblioteca, coinvolti in eventi emergenziali di varia natura.
L'approccio da adottare non può che essere, in primo luogo, la prevenzione: è indispensabile che archivio e biblioteca siano gestiti nel modo migliore così da ridurre al minimo i rischi, che quindi vanno preventivamente conosciuti ed analizzati. Le contromisure individuate per limitare il rischio residuo, devono essere raccolte e sistematizzate in un Piano delle misure di prevenzione.
Considerato il costante aumento di eventi idrogeologici e metereologici estremi, è preferibile evitare la conservazione di materiale cartaceo in locali seminterrati o sotterranei, in quanto facilmente soggetti ad allagamenti e infiltrazioni. Nel caso si utilizzassero locali che si trovano a una quota inferiore (anche solo in parte) a quella del terreno posto in aderenza all'edificio, è bene non riporre materiale negli scaffali più vicini al pavimento, al fine di evitare danni da acqua.
Per ridurre al minimo i rischi, è necessario progettare depositi dotati di tutti gli impianti di sicurezza utili a difendere l'integrità del patrimonio archivistico e librario, come descritto nell'apposita pagina dedicata alle Sedi di archivi e biblioteche.
Nel contempo è necessario elaborare un vero e proprio Piano di risposta all'emergenza che predisponga le risorse disponibili e prefiguri i comportamenti da tenere nel caso l'emergenza si presenti.
- Nel 2013 la Direzione Generale Archivi ha istituito un Gruppo di lavoro sui Rischi ed Emergenze negli Archivi (REA), a cui ha collaborato anche la Soprintendenza archivistica per la Lombardia (si veda sul sito della Direzione Generale Archivi la pagina dedicata al gruppo di lavoro).
- Nel marzo 2014, al Salone del restauro di Ferrara sono state presentate Linee guida sulla prevenzione dei rischi e la reazione alle emergenze negli archivi (formato PDF). Le indicazione delle Linee guida sono sintetizzate in un poster, disponibile ad alta risoluzione (2,69 MB) e a bassa risoluzione (565 KB).
- Il Piano di conoscenza per la sicurezza in archivi e biblioteche (formato PDF), a cura di Paola Mussini e Luciano Sassi, è stato presentatone nel giugno 2016 durante il seminario "Sicurezza in archivi e biblioteche: valutazione e gestione del rischio, risposta all’emergenza, ripristino". Tra 2015 e 2016, grazie in particolare all'impegno dell'arch. Paola Mussini, che ha prestato la sua attività presso la Soprintendenza nell'ambito del progetto "500 giovani per la cultura", è stato messo a punto il Piano, nel quale si riprendono le indicazioni delle Linee guida della Direzione Archivi cercando di fornire indicazioni per la concreta elaborazione per l'archivio di un Documento di valutazione dei rischi corredato del Piano delle misure di prevenzione, di un Piano di risposta all'emergenza e un Piano di ripristino.
La prima attività da cui partire è la conoscenza del patrimonio archivistico: sapere dove si trova l'archivio dell'ente (in quali sedi e in quali locali) e conoscere il rischio legato ai locali che lo custodiscono.
Il responsabile dell'archivio deve disporre di un inventario topografico all'interno del quale siano chiarite le collocazioni di tutte le serie documentarie dell'ente. Il topografico dovrà essere collegato ad un documento, comprensivo di piante, in cui si analizzano le criticità dei locali (in armonia con il DVR dell'ente) e in cui sono disponibili le descizioni degli impianti nei diversi locali. L'inventario topografico e le descrizioni dei locali sono alla base dell'attività di prevenzione e del Piano di emergenza per l'archivio.
Si ricorda che, come stabilito dalla Circolare Direzione Generale Archivi n. 26/2021, il mero stato di degrado fisico dei documenti non potrà di per sé costituire causa sufficiente per disporne l'eliminazione e che la proposta di scarto dovrà comunque essere sostenuta da motivazioni di ordine storico-archivistico. In tutti i casi in cui lo scarto di documentazione danneggiata non potrà essere adeguatamente sostenuto da motivazioni di ordine storico-archivistico, si richiede di acquisire il parere di un restauratore di materiale documentario cartaceo accreditato presso questo Ministero (o dell'Istituto centrale per la patologia degli archivi e del libro - ICPAL), che possa valutare se i documenti siano recuperabili, o quanto meno se il loro processo di degrado sia in qualche modo arrestabile.
Se invece la documentazione risulterà irrecuperabi le, questa Direzione generale non potrà comunque autorizzare lo scarto, ma solo prendere atto che l'Amministrazione interessata non ha assolto agli obblighi di conservazione dei propri archivi di cui al DPR 37/200 I art. 5, al D.Lgs. 42/2004 art. 30, nonché agli obblighi di cui al capo V del DPR 445/2000 e agli articoli art. 5, c. I, lett. f e art. 32 del Regolamento (UE) 2016/679.
