Tutti i progetti relativi al conferimento in outsourcing di archivi e biblioteche devono essere valutati e autorizzati dalla Soprintendenza.
Tempi del procedimento: 120 giorni.
L'outsourcing è il processo di esternalizzazione parziale o completo dell’organizzazione e gestione dei servizi d’archivio, a carattere collaborativo tra le parti e nel rispetto dei vincoli normativi e contrattuali, che ha come obiettivo una maggiore efficienza e qualità del servizio.
L'outsourcing di beni archivistici e/o librari di enti pubblici o dichiarati di interesse storico particolarmente importante, deve essere autorizzato dalla Soprintendenza, ai sensi dell'art. 21 comma 1 lettera e del d.lgs. 42/2004 (Codice dei beni culturali e del paesaggio). Per ulteriori informazioni, si veda la pagina dedicata alla procedura di Spostamento e trasferimento.
Nei casi in cui sia un soggetto della Pubblica amministrazione ad avvalersi di un servizio di outsourcing, dovrà essere posta particolare attenzione al rispetto della normativa in vigore per l’accesso alla documentazione amministrative, alla protezione dei dati personali e sulla consultabilità per scopi di ricerca storica degli archivi. Dovranno essere, altresì, rispettate tutte le norme e le linee guida sulla formazione, archiviazione e trasmissione dei documenti, sulla gestione dei documenti e la registrazione di protocollo, come, ad esempio, il d.p.r. 445/2000 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa) e il d.lgs. 82/2005 (Codice dell'amministrazione digitale).
La Soprintendenza archivistica e bibliografica della Lombardia ha approntato, a cura del dott. Mauro Livraga, una bozza indicativa di contratto di outsourcing, che si propone come strumento di lavoro da adattare alle diverse realtà.
Nell’ambito del progetto del Gruppo di studio sull'outsourcing sono stati elaborati i seguenti strumenti:
