La Soprintendenza archivistica e bibliografica della Lombardia opera sulla base del Codice dei beni culturali e del paesaggio (D.lgs. 22 gen. 2004, n. 42 e successivi aggiornamenti) e dei regolamenti organizzativi del Ministero (DPCM 2 dicembre 2019, n. 169) . Rimane tuttora in vigore la Legge archivistica DPR 30 set. 1963, n. 1409 per alcuni articoli, e precisamente quelli indicati nell'allegato 1 del D.lgs 1 dic. 2009, n. 179 (Disposizioni legislative statali anteriori al 1 gennaio 1970, di cui si ritiene indispensabile la permanenza in vigore ecc.).
Compito primario è la tutela e vigilanza, nell'ambito regionale, su una grande varietà di complessi documentari e librari di interesse storico, e precisamente tutti quelli compresi nell'accezione di "non statali" appartenenti a:
- a) enti pubblici territoriali (regioni, province, comuni)
- b) enti pubblici non territoriali (ad esempio camere di commercio, università, istituti scolastici, aziende sanitarie locali e aziende ospedaliere, agenzie delle entrate, agenzie ex fiscali, agenzie regionali per la protezione ambientale, Banca d’Italia, INPS, INAIL, ACI, e molti altri)
- c) privati, sia persone fisiche e famiglie, sia persone giuridiche (ad esempio imprese sia individuali che collettive, fondazioni, partiti politici, sindacati ecc.).
Gli archivi e singoli documenti, le raccolte librarie delle biblioteche, i manoscritti, gli autografi, i carteggi, gli incunaboli, nonché i libri, le stampe e le incisioni appartenenti a soggetti pubblici (lettere a e b) e a soggetti privati (lettera c), quando per questi ultimi sia intervenuta la dichiarazione di interesse culturale (D.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 13)*, sono tutti definiti come beni culturali (D.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 10).
A seguito dell'intesa stipulata tra il Ministero per i beni e le attività culturali e la Conferenza episcopale italiana del 18 aprile 2000 (alla quale è stata data esecuzione con il DPR 16 mag. 2000, n. 189) la Soprintendenza archivistica e bibliografica della Lombardia collabora con le istituzioni ecclesiastiche per la tutela e la salvaguardia dei loro archivi e biblioteche (ad esempio vescovili, capitolari, parrocchiali).
L'attività di valorizzazione, in base alla riforma costituzionale del 2001, è affidata alla potestà legislativa concorrente di Stato e regioni. Il Codice dei beni culturali stabilisce che il Ministero, le regioni e gli altri enti pubblici territoriali perseguono il coordinamento, l'armonizzazione e l'integrazione delle attività di valorizzazione dei beni pubblici, e lo stesso codice fissa i principi fondamentali in materia di valorizzazione, mentre le regioni esercitano la propria potestà legislativa nel rispetto di tali principi (art. 7).
Il regolamento del Ministero, attribuisce alla Soprintendenza il compito di promuovere la conoscenza e la fruizione degli archivi e di sottoscrivere, secondo gli indirizzi generali impartiti dalla direzione generale centrale competente, convenzioni con enti pubblici e istituti di studio e ricerca per fini di tutela e di valorizzazione" (art. 44, comma 2, lettera m del DPCM 2 dicembre 2019, n. 169) .
* si precisa, per quanto concerne gli archivi e singoli documenti appartenenti a privati, che presupposto della dichiarazione di interesse culturale è che essi rivestano "interesse storico particolarmente importante", locuzione introdotta dal codice dei beni culturali e sostanzialmente equivalente a quella di "notevole interesse storico" in uso nella precedente legislazione archivistica (DPR 30 set. 1963, n. 1409, art. 36).
