Termine del procedimento di autorizzazione: 120 giorni
I progetti di digitalizzazione di beni archivistici e librari devono essere autorizzati dalla Soprintendenza, ai sensi dell'art. 21 commi 4-5 del d.lgs 42/2004 (Codice dei beni culturali e del paesaggio).
La digitalizzazione può riguardare sia beni riconosciuti di particolare interesse storico e culturale, sia materiali dell'archivio di deposito o di uso corrente. In ogni caso è necessaria l'autorizzazione della Soprintendenza. Prima di dare avvio ad un progetto di digitalizzazione è bene fare una preliminare analisi della fattibilità tecnica dell'intervento e del rapporto costi/benefici. In particolare si dovrà valutare attentamente per quali materiali sia utile una copia digitale, considerando, ad esempio, i seguenti fattori:
- la frequenza di richiesta da parte di operatori interni e/o utenti esterni
- l'unicità e la rarità del bene
- la possibilità di fruizione on-line da parte di un pubblico più ampio
- l'utilizzo per fini di ricerca storica e scientifica
Prima di dematerializzare documenti e/o beni librari è necessario che gli stessi siano descritti. Senza una descrizione archivistica/bibliografica del materiale analogico è insensato pensare ad una digitalizzazione.
La digitalizzazione di documenti d'archivio, fotografie o libri non è una semplice acquisizione di scansioni o fotografie, ma deve essere un processo ben strutturato che consenta di riprodurre, nel modo più fedele possibile, un bene archivistico e/o librario in ambiente digitale, acquisendo, oltre alle immagini, tutte le informazioni che lo descrivono e lo contestualizzano, al fine di permetterne la fruizione in modo agevole ed efficace.
È quindi fondamentale, prima di realizzare le scansioni, avere un progetto ben definito in merito a dove e da chi saranno conservate le risorse digitali, quali chiavi di accesso saranno richieste, chi potrà consultare la banca dati e secondo quali modalità.
Pertanto, il progetto di digitalizzazione deve:
- Descrivere gli strumenti hardware per l'acquisizione delle immagini (scanner, macchine fotografiche, ecc…), che dovranno essere utilizzati da operatori dotati di un'adeguata formazione.
- Specificare i formati delle immagini digitali. Si consiglia di acquisire le immagini originali, dette anche "immagini master", in un formato non compresso ad alta definizione (ad. es. TIFF), per garantire la migliore conservazione a lungo termine, e, in seguito, generare copie in altri formati a bassa risoluzione (es. JPEG, PDF), per la consultazione interna o la divulgazione nel web.
- Definire i dati da associare ai singoli file creati durante la digitalizzazione. Questi dati, chiamati tecnicamente "metadati", devono contenere gli elementi descrittivi relativi ad ogni singola immagine, in modo tale da renderla individuabile e ricercabile, e le informazioni che la collocano nel suo contesto originario. I metadati dovranno essere descrittivi, metadati tecnici, metadati amministrativi e gestionali.
- Descrivere il sistema di conservazione delle immagini, comprese tutte le misure di backup e disaster recovery che saranno adottate.
- Specificare quale sarà il sistema utilizzato per la gestione e la visualizzazione delle immagini, sia da parte degli operatori interni, sia da parte di eventuali utenti esterni. Si potranno utilizzare appositi software di gestione, CMS on-line e i portali appositamente progettati dal Ministero e/o altri Istituti e Enti pubblici.
Il Piano nazionale di digitalizzazione del patrimonio culturale 2022-2026 (PND), redatto ai sensi dell'articolo 35 del DPCM 169/2019, e le Linee guida allegate, constituiscono i documenti a cui attenersi per programmare e realizzare qualisiasi progetto di digitalizzazione del patrimonio culturale, compresi i beni archivistici e librari. Tutti i documenti sono consultabile nella pagina ICPD - Piano nazionale di digitalizzazione del patrimonio culturale del sito Docs Italia.
In particolare, si invita a prestare particolare attenzione alla redazione del Piano di gestione dei dati (Data Managemet Plan). Il Data Managmente Plan è lo strumento che permette di raccogliere informazioni su come i dati vengono acquisiti, descritti, elaborati, gestiti, definendone i piani per la loro condivisione e conservazione nel tempo. Sul sito Docs Italia sono consultabili le Linee guida per la redazione del Piano di gestione dei dati, allegate al Piano nazione di digitalizzazione del patrimonio culturale.
Per ulteriori informazioni sui progetti di digitalizzazione di materiale cartaceo, si vedano le Linee guida per la digitalizzazione e metadati sul sito dell'Istituto Centrale per il Catalogo Unico la pagina dedicata sul sito Internet culturale, e il documento redatto dalla Regione Piemonte. Per quanto riguarda la digitalizzazione della pratice edilizie comunali, sono disponibili, sul sito della Soprintendenza archivistica e bibliografica dell'Emilia Romagna, le linee guida prodotte dalla Comunità Tematica Documenti Digitali dell'Agenda Digitale dell'Emilia-Romagna.
Si consiglia di effettuare i lavori di digitalizzazione direttamente nei luoghi di conservazione, al fine di evitare eccessive movimentazioni del materiale cartaceo. Qualora le condizioni non lo consentano, la digitalizzazione potrà essere effettuata in laboratori specializzati, previa richiesta di autorizzazione allo spostamento temporaneo.
Si ricorda, altresì, che la digitalizzazione della documentazione non consente in alcun caso l'automatico scarto della documentazione riprodotta (si vedano le indicazioni contenute nella Circolare n. 41/2015 della DIrezione Generale Archivi, tutt'ora vigente).
Diritti d'autore
Qualsiasi pubblicazione di materiale on-line deve essere accompagnata da una nota concernente il diritto d’autore sul materiale.
È possibile utilizzare particolari licenze Creative Commons, per specificare le condizioni di utilizzo delle immagini da parte degli utenti.
Le fotografie che possiedono un valore artistico e connotati di creatività tali da far riconoscere predominante l'intervento creativo e compositivo del fotografo sono tutelate dalla normativa vigente in materia di diritto d'autore come vere e proprie opere dell’ingegno (in Italia legge n° 633/1941).
