La vendita o il commercio di documenti privati e beni librari è consentita nei limiti e con le procedure previsti dagli artt. 59-63 del d.lgs. n. 42/2004. In particolare:
- Coloro che esercitano il commercio di documenti, i titolari delle case d'asta e di vendita e i pubblici ufficiali preposti alle vendite mobiliari devono tenere aggiornato ed esibire a richiesta del soprintendente il registro di cose antiche ed usate (r.d. 18 giugno 1931, n. 773, “Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza”, art. 128), compilato secondo le modalità specificate con d.m. 15 maggio 2009, n. 95. Essi hanno anche l’obbligo di comunicare alla Soprintendenza l’elenco dei documenti posti in vendita, anteriormente alla vendita stessa (d.lgs. n. 42/2004, art. 63). È evidente interesse del venditore effettuare la comunicazione con congruo anticipo, in modo da consentire alla Soprintendenza di compiere gli accertamenti necessari e sciogliere ogni eventuale dubbio relativo alla provenienza o commerciabilità dei beni.
- I privati proprietari, possessori o detentori di archivi che acquisiscano in qualsiasi modo documenti di presumibile interesse storico hanno l’obbligo di comunicare il fatto alla Soprintendenza entro 90 giorni dall’acquisizione. Le descrizioni fornite devono consentire una valutazione dell'interesse e della provenienza dei documenti. La comunicazione di disponibilità in vendita o di acquisizione deve, pertanto, comprendere: descrizione del documento, prezzo di vendita, indicazione della provenienza, documentazione fotografica.
- Entro 90 giorni dalla comunicazione di disponibilità in vendita o di acquisizione la Soprintendenza può avviare il procedimento di dichiarazione di interesse culturale di archivi, fondi, singoli documenti e beni librari. I documenti o archivi per i quali è stato avviato il procedimento di dichiarazione di interesse culturale sono soggetti in via cautelare all’applicazione di tutte le norme di tutela previste dal citato D.lgs. n. 42/2004. Non possono dunque essere spostati, ceduti, esportati, smembrati ecc.
Si veda anche la pagina dedicata all'Alienazione di beni archivistici e librari.
Per quanto riguarda l'esportazione fuori dal territorio italiano di beni archivistici e librari, si veda la sezione Esportazione di documenti, libri, stampe e fotografie che presentino interesse culturale.
