"Lo spostamento, anche temporaneo dei beni culturali mobili", compresi gli archivi (storici e di deposito), le biblioteche, i singoli documenti e i beni librari di interesse culturale, è soggetto ad autorizzazione della Soprintendenza (D.lgs 22 gen. 2004, n. 42., art. 21, c. 1, lettera b).
Anche "Il trasferimento ad altre persone giuridiche di complessi organici di documentazione di archivi pubblici, nonché di archivi di privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione ai sensi dell'articolo 13", sia che comporti o non comporti uno spostamento, rientra tra gli interventi soggetti ad autorizzazione della Soprintendenza archivistica (D.lgs 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, c. 1, lettera e).
Si veda la pagina dedicata alla procedura di autorizzazione allo spostamento di beni archivistici e librari.
La disposizione si applica anche:
- all'affidamento a terzi dell'archivio (outsourcing), ai sensi del D.lgs 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, c. 1, lettera e);
- al trasferimento di archivi informatici ad altri soggetti giuridici, nell'ottica della conservazione permanente sia del documento sia del contesto archivistico.
Lo spostamento degli archivi correnti non è soggetto ad autorizzazione, ma deve essere comunicato alla Soprintendenza per consentirle la funzione di vigilanza sul bene.
Quando lo spostamento avviene in seguito al trasferimento di dimora o di sede del detentore del bene, deve essere denunciato preventivamente e il Soprintendente può prescrivere misure conservative a tutela del bene (D.lgs 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, c. 2).
È soggetto ad autorizzazione della Soprintendenza archivistica il deposito di archivi di enti pubblici presso gli Archivi di Stato (D.lgs 22 gen. 2004, n. 42, art. 44, c. 5). Tale deposito è in genere regolato mediante convenzione tra l'Archivio di Stato e l'ente depositante.
