Soprintendenza archivistica e bibliografica della Lombardia

Termine del procedimento: trasettere la richiesta di autorizzazione con almento quattro mesi d'anticipo rispetto all'inizio della mostra

Per manifestazioni, mostre o esposizioni d’arte di alto interesse culturale,  ai sensi art 66, comma 1 del d.lgs. 42/2004 (Codice dei beni culturali e del paesaggio) può essere autorizzata l'uscita temporanea dal territorio della Repubblica delle cose e dei beni culturali indicati nell'articolo 65, commi 1, 2, lettera a), e 3 del medesimo d.lgs, sempre che ne siano garantite l'integrità e la sicurezza.

Tutti gli enti pubblici e i privati proprietari di beni archivistici e librari di interesse storico culturale, che intendano prestare all’estero i loro beni per mostre o esposizioni, devono richiedere autorizzazione al Ministero della cultura, secondo la seguente procedura.

Autorizzazione al prestito temporaneo all'estero di beni archivistici e librari

• L’autorizzazione «per manifestazioni, mostre o esposizioni d'arte di alto interesse culturale, sempre che ne siano garantite l’integrità e la sicurezza» (d.lgs. 42/2004, art. 66, c. 1) è concessa dalla Direzione Generale Archivi e dalla Direzione Generale Biblioteche e Diritto d'autore del Ministero.

• La richiesta deve rispettare le condizioni stabilite dall’art. 48 d.lgs. 42/2004 e dalle  linee guida approvate con DM 29 gennaio 2008 del Ministero per i beni e le attività culturali (Linee guida per il rilascio delle autorizzazioni al prestito delle opere d’arte), approvate con d.m. del 28 gennaio 2008 in applicazione dell’art. 48, c. 3, del d.lgs. 42/2004. Alla richiesta va allegata documentazione che consenta di valutare le garanzie di conservazione e di sicurezza dei beni (d.lgs. 42/2004, artt. 48, c. 2-4, e 66, c. 1).

• La richiesta di autorizzazione ministeriale dovrà essere trasmessa (per posta elettornica ordinaria o PEC) alla Soprintendenza archivistica e bibliografica della Lombardia con almeno quattro mesi di anticipo rispetto all’inizio della mostra. La Soprintendenza inoltra la richiesta alla Direzione generale competente; i soli Archivi di Stato inviano la richiesta direttamente alla Direzione generale per gli archivi.

• Alla richiesta di autorizzazione si devono allegare i seguenti documenti:
  • Per i beni archivistici: elenco dei beni prestati con descrizione del singolo bene, indicazione del responsabile della custodia e valore assicurativo. Per i beni librari: compilare la scheda movimento bene (formato DOC, formato ODT)
  • Progetto scientifico della mostra.
  • Facility report (documento in cui sono descritte le condizioni espositive e le istallazioni di sicurezza).
  • Garanzia di restituzione del bene.

• La risposta della Direzione generale sarà trasmessa all’Ufficio Esportazione di Milano ed alla Soprintendenza, che avrà cura di comunicarla all’ente pubblico o al privato interessato. Da quando hanno ricevuto ufficialmente l’autorizzazione ministeriale (d.lgs. 42/2004, art. 48), l’amministrazione pubblica o il privato possono fare istanza per il rilascio dell’attestato di circolazione temporanea.

• Una volta stipulata la polizza assicurativa (da chiodo a chiodo, con formula “all risks included” che copra anche il furto con destrezza), si deve trasmettere copia alla Soprintendenza.Al termine dell'evento, deve essere inviato alla Soprintendenza riscontro della ricollocazione delle risorse nei fondi di provenienza e di eventuali danni o perdite subiti dalle stesse.

Attestato di circolazione temporanea

• L’attestato, ai sensi dell'art. 71 del d.lgs. 42/2004 va richiesto ad un Ufficio Esportazione del Ministero della Cultura. Per informazioni specifiche ed aggiornate, si rinvia a quanto reso noto dall’ Ufficio Esportazione.