Soprintendenza archivistica e bibliografica della Lombardia

Ai sensi del D.lgs. 42/2004 dell'articolo 21, comma 2*  lo spostamento di beni culturali - compresi gli archivi, le biblioteche, i singoli documenti e i beni librari di interesse culturale - è preventivamente denunciato al Soprintendente.

La denuncia di spostamento deve contenere tutti gli elementi necessari allo svolgimento dell’istruttoria e alla valutazione delle condizioni di tutela del bene. 

In particolare, dovranno essere indicati: 

• il luogo di destinazione del bene;
• l’elenco dei beni oggetto di spostamento, con indicazione della tipologia, degli estremi cronologici e della consistenza e degli eventuali strumenti di corredo;
• le motivazioni dello spostamento, nonché l’eventuale carattere temporaneo o di urgenza, specificando, nei casi di somma urgenza, il luogo individuato per la conservazione definitiva, conforme ai prescritti requisiti di sicurezza;
• le caratteristiche strutturali e impiantistiche dei locali di destinazione, con particolare riguardo ai requisiti di sicurezza, alla conformità alla normativa in materia di prevenzione incendi e alle condizioni conservative;
• l'attestazione rilasciata dall'amministrazione competente dalla quale risulti che i locali di destinazione ubicati al piano terreno, seminterrato o interrato, non ricadono in aree classificate a rischio di esondazione (resta fermo che l'utilizzo di tali locali riveste carattere eccezionale e non costituisce soluzione ordinariamente raccomandabile sotto il profilo conservativo)
• le modalità di esecuzione dello spostamento, con indicazione, ove applicabile, dei dati identificativi del vettore o della ditta incaricata del trasporto.

Al completamento delle operazioni, il soggetto interessato è tenuto a trasmettere alla competente Soprintendenza una formale comunicazione attestante l'avvenuto spostamento del bene e la sua collocazione presso il luogo di destinazione dichiarato.

Entro trenta giorni dal ricevimento della denuncia, la Soprintendenza può prescrivere le misure necessarie perché i beni non subiscano danno dal trasporto.

La Soprintendenza, ai sensi degli articoli 18 e 19 del D.lgs. n. 42/2004 (Codice dei beni culturali e del paesaggio), ha, in ogni caso, facoltà di effettuare sopralluogo presso la sede individuata per lo spostamento, al fine di verificare lo stato di conservazione dei beni, l’idoneità delle condizioni ambientali e la presenza di adeguati impianti di sicurezza. 

La Soprintendenza impartisce le prescrizioni tecniche e operative relative alle sedi di conservazione dei beni archivistici e librari, necessarie a garantirne la tutela, la corretta conservazione e la fruizione pubblica, in conformità alle disposizioni del D.lgs. n. 42/2004 e nel rispetto della normativa vigente.

Per ulteriori informazioni si vedano le indicazioni presenti nella pagina Sedi di archivi e biblioteche.

In caso di vendita, donazione, successione ereditaria di archivi, singoli documenti, biblioteche e beni librari, si vedano le indicazioni presenti nella pagina Alienazione di beni archivistici e librari.

Per quanto riguarda, infine, l'autorizzazione al conferimento in outsourcing di archivi, si veda Outsourcing.

* A seguito della modifica operata dalla Legge 17 marzo 2026, n. 40.