Termine del procedimento: 90 giorni
Gli enti pubblici, per il prestito sul territorio nazionale di beni archivistici e librari loro appartenenti, e tutti i privati, per i beni loro appartenenti dichiarati di interesse storico particolarmente importante, devono chiedere l’autorizzazione della Direzione Generale Archivi o alla Direzione Generale Biblioteche e Diritto d'autore (d.lgs. 42/2004, art. 48; SPR 233/2007, art. 9 c. 2, lett. c), il cui rilascio è delegato al Soprintendente (decreto direttoriale 6 luglio 2010, Delega di attribuzioni ai soprintendenti archivistici, pubblicato in G.U. 26 novembre 2010, n. 277).
La richiesta per il rilascio dell’autorizzazione dovrà:
- descrivere ciascuna delle opere, indicando il responsabile della sua custodia (d.lgs. 42/2004, art. 48, c. 2) ed il valore per cui sarà assicurata (c. 4);
- consentire una valutazione del valore scientifico della mostra, sulla base delle Linee guida per il rilascio delle autorizzazioni al prestito delle opere d’arte (emanate con d.m. del 28 gennaio 2008, in applicazione dell’art. 48, c. 3, del d.lgs. 42/2004);
- garantire le seguenti condizioni di conservazione e sicurezza:
- riproduzione di tutti i documenti da esporre mediante scansione o fotografia, prima della loro partenza dall'archivio;
- vigilanza permanente nella sede di esposizione;
- adeguati sistemi di prevenzione ed estinzione degli incendi;
- controlli ambientali dell’umidità (umidità relativa entro il 50/60 %);
- temperatura tra 16° e 20° C;
- illuminazione artificiale indiretta intorno ai 50 lux;
- esposizione dei documenti in teche con vetri antisfondamento ed oscurati assicurando il ricambio dell’aria;
- allestimento privo di qualsiasi elemento (chiodi, puntine da disegno, nastro adesivo o collanti) che possa danneggiare i pezzi archivistici;
- illuminazione fredda in caso di riprese fotografiche, cinematografiche o televisive.
Pertanto, alla richiesta di autorizzazione al prestito si devono allegare i seguenti documenti:
- Elenco dei beni prestati con descrizione del singolo bene, valore assicurativo e indicazione del responsabile della custodia.
- Progetto scientifico della mostra.
- Facility report, il documento in cui sono descritti le condizioni espositive e le istallazioni di sicurezza. Per la redazione del facility report, si veda il modello proposto dalla Fondazione Scuola del Patrimonio.
Una volta stipulata la polizza assicurativa (da chiodo a chiodo, con formula “all risks included” che copra anche il furto con destrezza), si deve trasmettere copia alla Soprintendenza.
Al termine dell'evento, deve essere inviato alla Soprintendenza riscontro della ricollocazione delle risorse nei fondi di provenienza e di eventuali danni o perdite subiti dalle stesse.
Di norma l'esposizione può essere autorizzata al massimo per 90 giorni per ogni documento al fine di ridurre al minimo il degrado dei documenti conseguente all'esposizione stessa.
La richiesta deve pervenire alla Soprintendenza archivistica con un anticipo di almeno quattro mesi rispetto all’inizio della mostra (d.lgs. 42/2004, art. 48, c. 2).
