Soprintendenza archivistica e bibliografica della Lombardia

Ai sensi del D.lgs. 42/2004, articolo 21, comma 1, lettera e), il trasferimento ad altre persone giuridiche di complessi organici di documentazione di archivi pubblici, nonché di archivi di privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione ai sensi dell'articolo 13, rientra tra gli interventi soggetti ad autorizzazione della Soprintendenza.

La disposizione si applica anche:

• all'affidamento a terzi dell'archivio (servizi di outsourcing archivistico)
• al conferimento di archivi informatici ad altri soggetti giuridici (conservatori qualificati / iscritti nel marketplace AgID), nell'ottica della conservazione permanente sia del documento sia del contesto archivistico.

La richiesta di autorizzazione al trasferimento di beni archivistici deve contenere gli elementi sufficienti per consentire all'organo di vigilanza di provvedere agli adempimenti amministrativi necessari all'emanazione del provvedimento autorizzativo.

In particolare, per quanto riguarda l'outsourcing, si deve indicare:

• luogo dove si intende spostare il bene
• motivi della richiesta di spostamento
• caratteristiche strutturali e impiantistiche dei locali destinati alla conservazione, in relazione alla sicurezza, alle norme antincendio e alla corretta conservazione dei documenti
• elaborati grafici dei locali
• l'elenco del materiale da trasferire con indicazione della tipologia, estremi cronologici e consistenza
• modalità dello spostamento
• polizze assicurative.

Il Soprintendente archivistico può disporre che un funzionario dell'Istituto effettui, a fini istruttori e di vigilanza, il sopralluogo nei locali destinati ad accogliere la documentazione. Per ulteriori informazioni si veda la pagina dedicata ai Progetti di conferimenti in outsourcing.