Il DPR n. 445/2000 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa) prevede che le Pubbliche amministrazioni si dotino di un sistema di gestione dei flussi documentali quale strumento per il controllo dell'iter dei procedimenti amministrativi attraverso la gestione dei relativi fascicoli. Il sistema di gestione dei flussi documentali include in sé il sistema di gestione informatica dei documenti, di cui costituisce un ampliamento e un’integrazione ulteriori. Mentre gli artt. 50-60 stabiliscono le regole e le procedure di gestione dei documenti amministrativi (registrazione, segnatura, classificazione…), l'art. 64 tratta del procedimento amministrativo definendo il sistema di gestione dei flussi documentali come l'ambiente in cui le pubbliche amministrazioni, grazie a una corretta organizzazione dei documenti nei fascicoli e guidate da adeguati piani di classificazione, provvedono a gestire i loro procedimenti con sistemi informativi automatizzati. Tale principio riconduce l'informatizzazione dei procedimenti a un sistema archivistico unico per ciascuna Area organizzativa omogenea (AOO).
I principi presenti nella DPR n.455/2000 sono stati pienamente ribaditi e approfonditi nelle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, emanate dall'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID) ai sensi dell'art. 71 del d.lgs 82/2005 (Codice dell'amministrazione digitale).
Le Linee Guida definiscono tutte le funzionalità necessarie per gestire e organizzare la documentazione in un sistema di gestione dei flussi documentali. In partciolare:
- L'operazione che consente una corretta formazione di tale sistema è la classificazione, che ha, infatti, "il fine di organizzare logicamente tutti i documenti amministrativi informatici prodotti o ricevuti da un ente nell’esercizio delle sue funzioni. L’attività di classificazione si avvale del piano di classificazione che mappa, su più livelli gerarchici, tutte le funzioni dell’ente" (si veda le Linee Guida AgID, par. 3.3).
- La fascicolazione è, insieme alla classificazione, un'altra attività imprescindibile per una corretta gestione documentale: le Pubbliche Amministrazioni gestiscono "i flussi documentali mediante fascicoli informatici predisposti secondo il piano di classificazione e relativo piano di organizzazione delle aggregazioni documentali ai sensi dell’art. 64 del TUDA, anche con riferimento a fascicoli non afferenti a procedimenti. La produzione, il mantenimento e l’uso dei fascicoli informatici sono conformi a quanto stabilito dall’art. 6530 del TUDA e dell’art 4131 del CAD" (si veda le Linee Guida AgID, par. 3.3.1).
- Infine, per quanto rigarda le modalità operative da seguire per una corretta registrazione di protocollo, di rimanda alll'allegato 6 (Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati) delle Linee Guida AgID, che ha sosituito la precedente circolare AgID n. 60/2013.
L'uso combinato e integrato si un sistema di gestione informatica dei documenti e di un sistema di workflow management, in un contesto in cui sono stati rilevati, riprogettati e descritti i flussi di lavoro, rappresenta senza alcun dubbio la soluzione con il miglior rapporto costi/benefici, sia sotto il profilo dell'efficienza dell'organizzazione, sia sotto l'aspetto della corretta formazione e gestione dell'archivio digitale.
