1. Le Soprintendenze archivistiche e bibliografiche, quali uffici di livello dirigenziale non generale sono articolazioni periferiche della Direzione generale Archivi; esse, provvedono alla tutela e alla valorizzazione dei beni archivistici nel territorio di competenza, anche avvalendosi del personale degli Archivi di Stato operanti nel medesimo territorio, e coordinano l’attività degli Archivi di Stato, che non costituiscono uffici dirigenziali, operanti nel territorio di competenza, anche rilevandone i fabbisogni allocativi. Esse provvedono altresì alla tutela e alla valorizzazione dei beni librari nel territorio di competenza, fatto salvo quanto previsto, nelle Regioni a statuto speciale e nelle Province autonome di Trento e Bolzano, dai rispettivi statuti e dalle relative norme di attuazione, anche con riferimento alla legge costituzionale 18 ottobre 2001, n. 3.
2. In particolare, il Soprintendente archivistico e bibliografico:
a) svolge, sulla base delle indicazioni e dei programmi definiti dalla competente Direzione generale, attività di tutela dei beni archivistici e librari presenti nell’ambito del territorio di competenza nei confronti di tutti i soggetti pubblici e privati, ivi inclusi i soggetti di cui all’articolo 44-bis del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82;
b) sulla base delle indicazioni e dei programmi definiti dalla competente Direzione generale, definisce gli standard qualitativi per le attività di gestione, valorizzazione, comunicazione e promozione svolte dagli Archivi di Stato operanti nel territorio di competenza, inclusi gli uffici di livello dirigenziale non generale, assicurando attraverso adeguate forme di coordinamento l’omogeneità di servizi erogati;
c) tutela gli archivi, anche correnti, delle Regioni, degli altri enti pubblici territoriali e locali, nonché di ogni altro ente e istituto pubblico;
d) rivendica archivi e singoli documenti dello Stato;
e) dispone la custodia coattiva dei beni librari in istituti pubblici territorialmente competenti e dei beni archivistici negli Archivi di Stato competenti al fine di garantirne la sicurezza o assicurarne la conservazione ai sensi dell’articolo 43, comma 1, del Codice;
f) procede, ai sensi dell’articolo 19 del Codice, a ispezioni volte ad accertare l’esistenza e lo stato di conservazione o di custodia dei beni di competenza, anche con riguardo agli archivi correnti e di deposito e ai singoli documenti degli organi giudiziari e amministrativi dello Stato che si trovano fuori dagli Archivi di Stato;
g) istruisce i procedimenti concernenti le sanzioni ripristinatorie e pecuniarie previste dal Codice, per la violazione delle disposizioni in materia di beni archivistici e librari, ai fini dell’adozione dei relativi provvedimenti da parte del Direttore generale competente;
h) attua, sulla base delle indicazioni tecniche e scientifiche della competente Direzione generale, le operazioni di censimento e descrizione dei beni archivistici nell’ambito del territorio di competenza e cura l’inserimento e l’aggiornamento dei dati nei sistemi informativi nazionali;
i) svolge le istruttorie e propone al Direttore generale Archivi i provvedimenti di autorizzazione al prestito per mostre o esposizioni di beni archivistici, di autorizzazione all’uscita temporanea per manifestazioni, mostre o esposizioni d’arte di alto interesse culturale, di acquisto coattivo all’esportazione, di espropriazione, ai sensi, rispettivamente, degli articoli 48, 66, 70, 95 e 98 del Codice;
j) fornisce supporto agli enti pubblici nella elaborazione dei manuali di gestione e conservazione dei documenti;
k) organizza e svolge attività di formazione anche avvalendosi delle Scuole di Specializzazione istituite presso gli Archivi di Stato; può sottoscrivere, anche per fini di didattica, convenzioni con enti pubblici e privati, previa autorizzazione del Direttore generale Archivi;
l) promuove la costituzione di poli archivistici nel territorio di competenza, anche al fine di ottimizzare sul piano economico e funzionale le sedi archivistiche e le risorse assegnate;
m)promuove la conoscenza e la fruizione degli archivi e sottoscrive, secondo gli indirizzi generali impartiti dalla direzione generale centrale competente, convenzioni con enti pubblici e istituti di studio e ricerca per fini di tutela e di valorizzazione;
n) svolge le funzioni di ufficio esportazione;
o) svolge le funzioni di stazione appaltante in relazione agli interventi da effettuarsi con fondi pubblici sui beni culturali in consegna o presenti nel territorio di competenza, che non siano di competenza degli altri uffici periferici del Ministero, per l’affidamento di lavori e l’acquisto di beni e servizi nell’ambito delle procedure del decreto legislativo 31 marzo 2023, n. 36, e nei limiti delle soglie del sistema di qualificazione delle stazioni appaltanti definiti dalla vigente normativa.
3. Con riferimento alle funzioni di tutela dei beni librari, le Soprintendenze archivistiche e bibliografiche dipendono funzionalmente dalla Direzione generale Biblioteche e istituti culturali e possono avvalersi del personale delle Biblioteche statali. Nella Regione Trentino Alto Adige, la Soprintendenza archivistica e bibliografica del Veneto e del Trentino Alto Adige svolge esclusivamente funzioni in materia di beni archivistici. 4. Le Soprintendenze archivistiche e bibliografiche sono articolate in almeno tre aree funzionali, riguardanti rispettivamente: l’organizzazione e il funzionamento; il patrimonio archivistico; il patrimonio bibliografico.
