- Ai sensi del D.Lgs. n. 42/2004, con particolare riferimento artt. 122-123, l’accesso alla documentazione dell'archivio storico di un ente pubblico per finalità di lettura, studio e ricerca, è consentito liberamente e gratuitamente a tutti i cittadini.
- Nel caso in cui la documentazione richieda particolari esigenze conservative, si consiglia di far consultare delle riproduzioni.
- Devono essere messi a disposizione degli utenti gli inventari ed altri strumenti di ricerca.
- L'autorizzazione alla consultazione ai documenti dell'archivio storico è rilasciata e registrata dal medesimo ente pubblico che conserva l'archivio, in applicazione della normativa vigente concernente l'accesso a documenti e dati detenuti dalle pubbliche amministrazioni (si veda d.lgs. 33/2013 e successive modifiche).
- La consultazione dei documenti deve essere effettuata in locali sicuri, sotto la sorveglianza del personale addetto. Gli utenti non possono accedere ai locali adibiti al deposito della documentazione. Nessun materiale o documento può essere, anche temporaneamente, portato fuori dai locali dell'ente conservatore.
- Ai sensi dell'art. 122 del d.lgs. n. 42/2004, e successive modifiche, i documenti sono liberamente consultabili. Fanno eccezione: i documenti dichiarati di carattere riservato, su disposizione del Ministero dell’Interno, relativi alla politica estera o interna dello Stato, che diventano consultabili cinquanta anni dopo la loro data; i documenti contenenti dati sensibili nonché dati relativi a provvedimenti di natura penale espressamente indicati dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali, che diventano consultabili quaranta anni dopo la loro data.Il termine è di settanta anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare.
- Ai sensi dell'art. 108 del d.lgs. n. 42/2004 "Nessun canone è dovuto per le riproduzioni richieste o eseguite da privati per uso personale o per motivi di studio, ovvero da soggetti pubblici o privati per finalità di valorizzazione, purché attuate senza scopo di lucro. I richiedenti sono comunque tenuti al rimborso delle spese sostenute dall'amministrazione concedente". La riproduzione fotografica (da effettuare senza flash per i documenti deteriorati) è consentita, anche con mezzi propri o tramite fotografi incaricati dall’utente, ad eccezione della documentazione sottoposta a restrizioni nella consultazione.
- Per quanto riguarda l’accesso alla documentazione dell’archivio di stato civile conservato dai Comuni, si specifica che il comma 1 dell’art. 37 del DPR 223 del 1989 (Approvazione del nuovo regolamento anagrafico della popolazione residente, pubblicato in GU n.132 del 8-6-1989), pone il divieto di accesso degli estranei all’ufficio anagrafe e stato civile, escludendo la possibilità di consultare direttamente la documentazione in esso contenuta. Tale disposizione risulta confermata anche in vigenza del diritto alla consultabilità dei documenti anteriori all’ultimo settantennio sancito dalla legislazione archivistica agli artt. 122-127, Capo III Consultabilità dei documenti degli archivi e tutela della riservatezza, del D.Lgs. 42 del 2004. Anche la circolare del Ministero dell’Interno, Ispettorato Centrale Archivi, n. 2135 del 30 ottobre 1996, emessa in seguito ad un quesito posto dalla Sovrintendenza archivistica per l’Emilia Romagna, specifica che gli atti di stato civile ed anagrafici “sono implicitamente soggetti a secretazione perenne” nei confronti di chi non abbia titolo. La circolare prevede che “un discorso diverso va fatto, invece, per le persone contemplate nella suddetta documentazione o, se non più in vita, per i loro discendenti, ascendenti e collaterali, per i quali automaticamente cade la tutela della riservatezza […]. Essi, pertanto, […] nel rispetto sempre della riservatezza delle altre persone estranee menzionate nei registri in questione, possono ottenere certificazione integrale di quei documenti, anche previa visualizzazione della parte degli atti che li riguardano”. Ne deriva che quanto previsto dai citati artt. 122-127, non può essere invocato quale legittimazione alla consultazione diretta integrale di registri e atti di stato civile. Sul tema, si veda anche l'articolo Elio Lodolini, La consultabilità dei documenti: un valore assoluto (inesistenza di una “secretazione perenne”), pubblicato in Archivi, VI-n.1 (gennaio-giugno 2011), pp. 17-21.
Ultimo aggiornamento: 07/09/2023
