Gli artt. 822 e 824 del Codice Civile stabiliscono che gli archivi e i documenti degli enti pubblici sono soggetti al regime del demanio pubblico e pertanto sono inalienabili; inoltre, il “Codice dei beni culturali” (d.lgs. n. 42/2004) stabilisce che tutti i documenti e archivi degli enti pubblici appartengono al Patrimonio culturale nazionale (artt. 2 e 10). Secondo tali norme, gli archivi e i documenti degli enti pubblici sono sempre da considerarsi beni culturali, indipendentemente dalla loro età, tipologia o contenuto; dunque, tutti i documenti prodotti, ricevuti o conservati a qualsiasi titolo da una Pubblica Amministrazione possiedono fin dall’origine la duplice natura di atti pubblici e di beni culturali.
Sebbene il concetto di ente pubblico risulti sfuggente ad una definizione atta a delinearne i connotati essenziali e a ricomprenderne le diverse forme di manifestazione, la necessità di tutelarne gli archivi è evidente: in quanto portatori e testimoni di diritti e interessi pubblici e privati, tali atti vanno preservati da ogni alterazione, falsificazione e sottrazione, evitando ogni forma di uso improprio. A tal fine, nel corso degli ultimi anni un articolato corpus legislativo, non sempre di facile interpretazione, ha tentato di disciplinare vari aspetti della gestione documentale, quali la produzione, la conservazione e la trasmissione degli atti (D.P.R. n. 445/2000), la tenuta dei documenti informatici (d.lgs. n. 82/2005), l’accesso alle informazioni (L. n. 241/1990) e la tutela dei dati personali e sensibili (regolamento 27 aprile 2016 del Parlamento Europeo e del Consiglio e, per quanto applicabile, d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, in vigore dal 1 gennaio 2004 e successive modificazioni e integrazioni).
Anche la normativa sui beni culturali prescrive l’obbligo di garantirne la protezione e la conservazione, l’integrità, la sicurezza e la pubblica fruizione, adottando nel contempo tutte le misure idonee “a limitare le situazioni di rischio” (artt. 3, 29 e 30 del d.lgs. n. 42/2004). I soggetti pubblici detentori di archivi hanno dunque il dovere di collaborare alla loro tutela e valorizzazione (artt. 5 e 7 del d.lgs. n. 42/2004). Agli stessi soggetti è poi attribuito l’obbligo specifico di conservare, ordinare e inventariare i propri archivi, da intendersi come dovere di predisporre mezzi e procedure perché l’archivio corrente nasca ben ordinato, nonché dovere di riordinare l’archivio già esistente ove si trovi in stato di disordine (art. 30 del d.lgs. n. 42/2004).
